Kāpēc viena ERP ieviešana maksā 5 000€, bet cita — 100 000€? Kāpēc divi vienas nozares uzņēmumi izmanto būtiski atšķirīgus risinājumus?
Atbilde gandrīz vienmēr slēpjas šajos trīs jēdzienos:
- standarta funkcionalitāte,
- nozaru risinājumi,
- pielāgojumi.
Lai pieņemtu gudru lēmumu par ERP ieviešanu, ir svarīgi saprast, kā šie trīs slāņi savstarpēji mijiedarbojas un kā tie ietekmē projekta sarežģītību un izmaksas.
ERP standarta funkcionalitāte – sistēmas pamats
Runājot par biznesa vadības jeb ERP sistēmām, ar standarta funkcionalitāti parasti saprot:
- Iepirkumus,
- Pārdošanu,
- Noliktavas uzskaiti,
- Ražošanu,
- Personāla vadību un atalgojumu aprēķinus,
- Finanses,
- Grāmatvedību.
Šīs sastāvdaļas veido sistēmas kodolu. Tās ir pārbaudītas, stabilas un paredzētas plašam uzņēmumu lokam. Standarta funkcionalitātes lielākā priekšrocība — tā jau ir izstrādāta, testēta un uzturēta. Uzņēmumam nav jāiegulda līdzekļi tās radīšanā no nulles.
Nozaru risinājumi – specializācija uz stabilas platformas
Balstoties uz standarta ERP funkcionalitāti, tiek veidoti nozaru risinājumi — konkrētām nozarēm piemēroti paplašinājumi.
Piemēram:
- Vairumtirdzniecībai — atlaižu mehānismi, cenu sarakstu struktūras, loģistikas optimizācija,
- Servisa uzņēmumiem — darbu uzdevumi, līgumu uzskaite, servisa grafiki,
- Ražošanas uzņēmumiem — partiju izsekošana, ražošanas pasūtījumu plānošana un izpilde.
Nozaru risinājumu būtība ir vienkārša: tie izmanto standarta ERP moduļus (noliktavu, pārdošanu, finanses), bet papildina tos ar konkrētās nozares specifiku.
Tas ļauj:
- neizgudrot „velosipēdu”,
- samazināt izstrādes izmaksas,
- saglabāt integrāciju ar finanšu un uzskaites daļu.
Pielāgojumi – uzņēmuma individuālo prasību realizācija
Pat vienas nozares uzņēmumi strādā atšķirīgi. Procesi, atbildības sadalījums, dokumentu plūsmas un atskaišu vajadzības ir tas, kas uzņēmumu padara atšķirīgu no pārējiem sev līdzīgajiem uzņēmumiem.mēdz būt unikālas. Šeit sākas pielāgojumu zona — individuāli risinājumi, kas tiek izstrādāti konkrētam uzņēmumam. Šeit ir tas, kas uzņēmumu padara atšķirīgu no pārējiem sev līdzīgajiem uzņēmumiem.
Pielāgojumi var būt:
- Jauni lauki un atskaites,
- Papildu validācijas mehānismi,
- Specifiska loģika dokumentu apstrādē,
- Integrācijas ar ārējām sistēmām.
Jo vairāk pielāgojumu, jo:
- lielāks projekta budžets,
- sarežģītāka uzturēšana,
- grūtāka nākotnes versiju atjaunošana.
ERP sistēmu var iztēloties kā konstrukciju:
- Platforma – standarta funkcionalitāte,
- Vertikāles – nozaru risinājumi,
- Papildu slāņi vai pat veselas vertikāles – individuālie pielāgojumi.
Jo „biezāka” platforma un „augstākas” vertikāles, jo sistēma ir sarežģītāka. Jo vairāk individuālu pielāgojumu, jo lielāks darba apjoms nepieciešams to izstrādei un uzturēšanai.
Kā tas ietekmē izmaksas?
Praktisks piemērs:
- Ražošanas uzņēmums ievieš ERP sistēmu,
- Standarta ražošanas modulis nodrošina pamata funkcijas,
- Nozaru risinājums pievieno partiju izsekošanu.
Uzņēmums vēlas specifisku pašizmaksas aprēķina algoritmu, kas neatbilst standartam. Ja šis algoritms tiek izstrādāts kā individuāls pielāgojums, tas:
- palielina ieviešanas budžetu,
- apgrūtina versiju atjaunināšanu,
- rada ilgtermiņa uzturēšanas izmaksas.
Tieši šādi veidojas būtiska cenu starpība starp projektiem.
Lielākās izmaksas parasti nerada programmatūras licence, bet gan nepārdomāti pielāgojumi.
Galvenie riski
Nepareiza līdzsvara izvēle starp standartu un pielāgojumiem rada riskus:
- Pārāk daudz pielāgojumu: grūti atjaunināt sistēmu,
- Nepiemērots nozaru risinājums: uzņēmums pielāgojas sistēmai, nevis otrādi,
- Pārāk maz pielāgojumu: darbinieki sāks izmantot Excel ārpus sistēmas.
Optimāls rezultāts rodas tikai tad, ja:
- Maksimāli tiek izmantota standarta funkcionalitāte,
- Tiek izvēlēts piemērots nozaru risinājums,
- Pielāgojumi tiek veidoti tikai tur, kur tie patiešām rada pievienoto vērtību.
Kā samazināt ERP projekta izmaksas?
- Sākt ar biznesa procesu analīzi, nevis ar sistēmas izvēli,
- Maksimāli izmantot standarta funkcionalitāti,
- Izvēlēties nozaru risinājumu, kas pēc iespējas tuvāk atbilst uzņēmuma darbībai,
- Kritiskāk izvērtēt katru pielāgojumu.
Galvenais jautājums nav: „Kuru ERP sistēmu izvēlēties?”
Svarīgākais jautājums ir: „Cik daudz pielāgojumu mums patiešām vajag?”
Secinājums
Ilgtspējīga ERP arhitektūra balstās uz trim principiem:
- Stabils standarta kodols,
- Pārdomāti izvēlēts nozaru risinājums,
- Minimāli nepieciešami individuālie pielāgojumi.
Jo precīzāk tiek izvērtēts šis līdzsvars, jo prognozējamāks ir gan budžets, gan sistēmas uzturēšana un attīstība nākotnē.