Uzņēmumam augot, informācija par tā darbību neizbēgami sāk sadalīties pa dažādām sistēmām, failiem un tabulām: grāmatvedība vienā vietā, noliktava citā, klientu dati vēl citur. Šādā brīdī rodas pamatots jautājums — kā apvienot visu šo informāciju vienotā, pārskatāmā sistēmā?
Ar nosaukumu biznesa vadības sistēma parasti saprot programmatūru, kas paredzēta uzņēmuma pamatprocesu pārvaldībai vienotā vidē. Ikdienā šādas sistēmas mēdz saukt arī par uzņēmumu resursu vadības sistēmām (RVS) vai izmanto starptautiski pieņemto apzīmējumu ERP (Enterprise Resource Planning).
Biznesa vadības sistēmas galvenais uzdevums ir apvienot uzņēmuma datus vienotā datu bāzē. Tas ļauj ne tikai veikt ikdienas operatīvos darbus, bet arī izmantot šos datus uzņēmuma darbības analīzei, plānošanai un lēmumu pieņemšanai.
Tradicionāli biznesa vadības sistēmas aptver galvenās uzņēmuma darbības jomas: iepirkumus, pārdošanu, finanses, krājumu un pamatlīdzekļu uzskaiti, ražošanu, personāla vadību, algu aprēķinu, kā arī norēķinus ar piegādātājiem, klientiem un darbiniekiem.
Mūsdienu sistēmās šīm pamatfunkcijām bieži pievienojas arī citas, uzņēmuma ikdienā būtiskas jomas — klientu attiecību pārvaldība (CRM), projektu vadība, e-komercija, kā arī konkrētām nozarēm pielāgoti risinājumi.
Apvienojot šīs funkcijas vienotā sistēmā, uzņēmums iegūst vairākas praktiskas priekšrocības:
- vienotu datu bāzi, kas nodrošina konsekventu un detalizētu informāciju par uzņēmuma darbību,
- mazāku manuālā darba apjomu, jo vieni un tie paši dati nav jāievada vairākās sistēmās,
- augstāku datu kvalitāti, jo pārbaudes un loģiskie ierobežojumi darbojas jau datu ievades brīdī,
- vienotu lietošanas vidi, kas atvieglo lietotāju apmācību un sistēmas uzturēšanu salīdzinājumā ar vairākām savstarpēji nesaistītām programmām.
Biznesa vadības sistēma pati par sevi neatrisina visas uzņēmuma problēmas, taču tā rada strukturētu pamatu, uz kura balstīt uzņēmuma procesus, datus un turpmāko attīstību.