13) Reisa / Ekspedīcijas izdevumu pievienošana
Katra reisa / ekspedīcijas rentabilitāti veido:
1. Ekspedīcija
Ienākošā rēķina pievienošana standarta situācijā.
Ozols > Kravu pārvadājumi > Dokumenti > Reisi/ekspedīcijas > [PAMATDATI]
Iekšzemes (domestic) ekspedīcijām, kurās par vairāku kravu piegādi ir saņemts viens kopējs pārvadātāja rēķins kurās tiek piegādātas vairākas kravas
Ozols > Norēķini > Dokumenti > Ienākošie rēķini
turot nospiestu Ctrl taustiņu, iezīmē nepieciešamās kravas
nospiežot Enter taustiņu vai arī pogu 
, tās pievieno rēķinam
2. REISS AR SAVU TRANSPORTU
Ozols būtiski atvieglo izdevumu uzskaiti un rentabilitātes aprēķinus uzņēmumiem, kas pārvadājumos izmanto savu transportu.
Izdevumi:
2.1. FIKSĒTĀS IZMAKSAS
Fiksētās izmaksas tiek aprēķinātas katrai automašīnai atsevišķi un uz reisu tiek attiecināta tikai daļa no tām – par periodu no iepriekšējā reisa beigu datuma līdz aktuālā reisa beigu datumam.
Ozols programmā fiksētie izdevumi tiek pievienotas uz noteiktu termiņu, tādēļ tie atrodami sarakstā “Termiņu veidi”. Ozols > Kravas pārvadājumi > Saraksti > Termiņu veidi
Šeit var pievienot arī ar izmaksām nesaistītus termiņus.
Visiem termiņiem pieejama atgādinājuma funkcija, kas neļaus aizmirst datumus, kad jāatjauno līgumi, apdrošināšana, auto tehniskā apskate, u.c.
2.1.1. FIKSĒTO IZMAKSU PIEVIENOŠANA MANUĀLI
Ozols > Kravu pārvadājumi > Atskaites > Mašīnas un piekabes
2.1.2. FIKSĒTO IZMAKSU PIEVIENOŠANA NO EXCEL FAILA
Pirmais solis: pārbaudīt importa šablonu. Jāizmanto šablonu, kas konfigurēts kā zemāk redzamajā attēlā.
Ozols > Kravu pārvadājumi > Rīki > Datu imports
Otrais solis: sakārtot datus Excel failā
Svarīgi:
Trešais solis: kad viss sagatavots, atliek norādīt importējamā faila atrašanās vietu datorā (Browse) un veikt datu importu.
2.2. MAINĪGĀS IZMAKSAS
Mainīgās izmaksas pārsvarā veido čeki, kas saņemti no degvielas uzpildes stacijām:
2.2.1. MAINĪGO IZMAKSU PIEVIENOŠANA MANUĀLI
Arī mainīgās izmaksas var pievienot manuāli vai arī var importēt no Excel.
Ozols > Kravu pārvadājumi > Dokumenti > Reisi/ekspedīcijas > [ŠOFERA ATSKAITE]
2.2.2. MAINĪGO IZMAKSU IMPORTS NO EXCEL FAILA
Pirmais solis: pārbaudīt importa rīku (šablonu). Ja nepieciešams, jāveic labojumus, lai šablonā būtu norādīti katram datu laukam atbilstošā kolonna.
Obligātie lauki:
Ozols > Kravu pārvadājumi > Rīki > Importēt čekus
Šablonam jābūt konfigurētam atbilstoši Excel failam.
Paraugā var redzēt, ka šablonā datu laukam ‘SUM’ norādīts kolonnas nosaukums ‘L’, un arī importējamā Excel failā ‘Total price (excl VAT)’ atrodams kolonnā ‘L’. Šādi jāsaskaņo visus obligātos laukus.
Nereti pirkumu pārskati, ko sagatavo degvielas uzpildes stacijām, satur daudz kolonnu un liekas informācijas, tādēļ šablonu jāveido uzmanīgi!
Lai visi izdevumi veiksmīgi tiktu piesaistīti reisiem, Excel failā katrā izmaksu rindā obligāti jābūt norādītam:
Programma atpazīst, kad tiek veikta dokumetu precizēšana. Šādā gadījumā netiek veidoti dublikāti, bet gan iepriekš importēto čeku vērtības tiek atjaunotas.
Vienlaicīgi jābūt uzmanīgiem, lai visi no jauna importējamie čeki būtu unikāli atšķirīgi un lai Ozols programma tos neuzskatītu par precizējumiem kādiem jau iepriekš importētiem čekiem.
Otrais solis: kad viss sagatavots, atliek norādīt importējamā faila atrašanās vietu datorā (Browse) un veikt čeku importu.
2.2.3. JAUNS MAINĪGO IZMAKSU (ČEKU) IMPORTA ŠABLONS
Visbiežāk transporta uzņēmumi izmanto vairāk nekā vienu degvielas uzpildes staciju, kā arī norēķinās par maksas ceļiem ar dažādu starpnieku palīdzību. Katrs pakalpojumu sniedzējs čeku atskaites sagatavo atšķirīgi, tādēļ nepieciešams katram nodefinēt savu izmaksu karti un savu šablonu.
Pirmais solis: Pārliecināties, ka eksistē kartes tips un nepieciešamības gadījumā izveidot jaunu.
Ozols > Kravu pārvadājumi > Saraksti > Maksājumu karšu tipi
Kad norādīts nosaukums un atzīme par iekļaušanu Šofera atskaitē, jāizvēlas ‘Saglabāt’.
Otrais solis: jauna šablona izveide
Ozols > Kravu pārvadājumi > Rīki > Importēt čekus
Lai izveidotu jaunu importa šablonu, jāatver sadaļa “Importēt čekus” un jāizdzēš viss teksts, kas redzams “Template” lodziņā
Tukšā “Template” lodziņā ar peles dubultu klikšķi ir jāatver jauna veidne.
Tālāk jānorāda šablona veids – Reisu čeku imports un papildus jautājuma lodziņā tas jāapstiprinā ar ‘Yes’
Kad izvēlēts arī kartes tips un jaunā šablona nosaukums, tukšo šablonu jāsaglabā ar ‘Saglabāt’.
Trešais solis: jaunā šablona konfigurēšana
Atkārtoti jāatver jaunizveidoto šablonu un jānorāda, kurā Excel kolonnā norādīts preces nosaukums, auto numurs, valūta, utt.
Šablona ‘konstantes’ nav obligātas, tomēr ir noderīgas brīžos, kad importējamais Excel fails neatbilst nozares standartiem, vai arī dažās rindās trūkst datu, piemēram:
TruckNo – mašīnas numura zīme. Pēc šī lauka programma nosaka, uz kuru auto jāattiecina izmaksas.
CardNumber – ja mašīnai piesaistīta pirkumu karte, tad programma var identificēt auto pēc šī numura.
ChequeDateTime – šo izmanto, ja čeka datums un laiks ir norādīti vienā kopējā Excel rūtiņā.
ChequeDate – čeka / transakcijas datums ir obligāts, lai varētu identificēt reisu, uz kuru jāattiecina izdevumus.
ChequeTime – čeka / transakcijas laiks.
CountryCode – valsts kods ir obligāts
ProductName – preces/pakalpojuma nosaukums ir obligāts
Amount – daudzums ir obligāts
CurrencyCode – valūta jānorāda obligāti. Ja visi pirkumi veikti vienā valūtā, bet tā nav norādīta.
Sum – pirkuma summa bez PVN ir obligāts lauks.
2.3. ŠOFERA NETO ALGA UN ALGAS NODOKĻI
Kā atsevišķa izdevumu kategorija tiek izdalīta darba samaksa šoferiem. Šie izdevumi visbiežāk tiek pievienoti manuāli katram reisam atsevišķi, turklāt šoferu neto alga un algu nodokļi tiek pievienoti atsevišķi.
2.3.1. ŠOFERA NETO ALGA (darba samaksa pēc nodokļu nomaksas – ‘alga uz rokas’)
Ozols > Kravu pārvadājumi > Dokumenti > Reisi/ekspedīcijas > [ŠOFERA ATSKAITE]
Algas tiek pievienotas līdzīgi, kā tiek pievienoti pirkumu čeki – atver konkrēto reisu, izvēlas Šofera atskaiti un izmanto pogu Pievienot / Šofera algu.
Šofera darba samaksas pievienošanas brīdī, sistēma parāda vidējo degvielas patēriņu reisā, kā arī degvielas normas. Tādejādi menedžeris var izvērtēt šofera sniegumu un nepieciešamības gadījumā pievienot piemaksas vai ieturējumus.
Visa pamatinformācija tiek aizpildīta automātiski, atliek vien norādīt dienas algas apmēru un saglabāt.
2.3.2. ALGAS NODOKĻI
Ozols > Kravu pārvadājumi > Dokumenti > Reisi/ekspedīcijas > [ŠOFERA ATSKAITE]
Analoģiski tiek pievienoti algas nodokļi, jo arī šie izdevumi ietekmē reisa rentabilitāti.
Visa pamatinformācija tiek aizpildīta automātiski. Jāpārliecinās, ka norādīts kartes tips: Algu nodokļi un jānorāda algas nodokļu apmērs.
2.4. AVANSA NORĒĶINI
Pirkumi skaidrā naudā visbiežāk šoferim tiek kompensēti reizē ar algas izmaksu.
Kopējo, šoferim izmaksājamo summu var aplūkot atskaitē ‘Norēķini ar šoferiem’. (Ozols > Kravu pārvadājumi > Atskaites > Norēķini ar šoferiem)
Izdevumi tiek pievienoti Šofera atskaitē.
Ozols > Kravu pārvadājumi > Dokumenti > Reisi/ekspedīcijas > [ŠOFERA ATSKAITE]
Jāpārliecinās, ka norādīts kartes tips: Avansa izdevums un jāaizpilda vismaz obligātie lauki (lauku nosaukumi zilā krāsā)
2.5. REMONTU IZDEVUMI
Reisa izdevumos var pievienot arī autotransporta remonta izdevumus. To var izdarīt, atverot šofera atskaiti, un izvēloties Pievienot – Čeku.
Ozols > Kravu pārvadājumi > Dokumenti > Reisi/Ekspedīcijas
Svarīgi norādīt kartes tipu – Remonti.
Reisa rentabilitāti var vērtēt gan ar, gan bez auto remonta izdevumiem.
Ja nevēlaties aprēķinā iekļaut Remonta izdevumus, tas jānorāda, sagatavojot atskaites izdruku.
