Skip to main content

Jauna klienta pasūtījuma reģistrēšana

    Jauns Klienta pasūtījums atveras, spiežot komandtaustiņu F6

    Klienta pasūtījuma lappusi "Krava" iedala 6 informācijas zonās
    1. Pasūtījuma apraksts
      1.1. Klienta un kontaktpersonas ievade
      1.2. Vairākas uzkraušanas vai piegādes adreses - Multibooking
      1.3. Kravas statuss
    2. Uzkraušanas un Piegādes adreses un informācijas ievade
    3. Rēķina informācija
      3.1. Ieņēmumi       no klienta
      3.2. Rēķinu izveidošana
      3.3. Rēķinu Labošana
      3.4. Rēķinu nosūtīšana       (kopā ar CMR)
    4. Kravas apraksts
    5. Pakalpojuma apraksts, un ar ar kravu saistītie papildus pakalpojumi
    6. Kravas pievienošana jaunam vai esošam Reisam / Ekspedīcijai

    klienta pasūtijum.png

    Pamatprincipi:

    1. Jauns Klienta pasūtījums - Ozols > Izvēlne > Logs > Jauns klienta pasūtījums (vai klaviatūras taustiņš F6).
    2. Laukos ievada prasīto informāciju. Lauki ar Zilas krāsa aprakstiem ir jāaizpilda obligāti.
    3. Ar dubultklikšķi uz tukšajiem laukiem, atveras informācijas ievades logs vai spiest komandpogu image-1649079581950.png blakus laukam.

    1.1. Klienta un kontaktpersonas ievade

    Kravas menedžeris: atbildīgā persona, kas reģistrē šo pasūtījumu un atbild par tā izpildi.

    Klienta reference: jeb Klienta pasūtījuma numurs. 

    Klients: Klients (vai partneris) kurš pasūta kravas piegādi.  
    - Lai pievienotu vai atrastu spiest komandpogu image-1649079581950.png blakus laukam.

    Ja klients lieto OZOLS TMS un ir atsūtījis pasūtījuma numuru, tad ievadot Klienta nosaukumu un references numuru, tiks piedāvāta iespēja importēt klienta pasūtījumu.

    Kad izvēlēts kāds no esošajiem klientiem, uzbraucot ar “peli” uz vārda “Klients” izlec informatīvs paziņojums par kredīt saistībām un limitiem.

    Klienta nosaukuma krāsu nozīme: kā informatīvs brīdinājums:
    - Zaļā krāsa – Klients PVN reģistrā ir iekļauts grupā “Pārbaudīts”;
    - Oranža krāsa – Klientam ir ielikts statuss “Slikti maksā”, jo neievēro maksājumu termiņus;
    - Sarkana krāsa – Klientam ir ielikts statuss “Nesadarboties”. Klientam ir pārsniegts noteiktais kredīta limits.
    ! Izsaukuma zīme pirms klienta lauka: redzama ja klienta aprakstā ir ierakstītas piezīmes. Uzbraucot ar peles kursoru virs izsaukuma zīmes programma parādīs piezīmes no klienta apraksta.

    Nosaukums “Klients” maina krāsu, pēc luksafora principa, atkarībā no rēķinu apmaksas noteikumu ievērošanas. 
    Ar peles klišķi (vai F3) atveras Partnera informācijas kartiņa ar plašu informācijas pārskatu.

    Kontaktpersona: Klienta kontaktpersona kura veic kravas pasūtījumu. Ja šie dati ir ievadīti korekti, tad ērti būs gan atkārtoti to pievienot pasūtījumiem, gan, piemēram, nosūtīt e-pastus (kravas statuss, rēķins, apmaksas atgādinājums).

     

    1.2. Vairākas uzkraušanas vai piegādes adreses - Multibooking

    Multibooking tiek izmantots, kad vienam klientam vairākas uzkraušanas vai piegādes adreses.

    1. Ieliek atzīmi pie image-1649076856190.png multibooking;          
    2. Spiediet image-1649076970307.png, lai pievienotu papildus iekraušanas adreses;
    3. Spiediet , lai pievienotu papildus izkraušanas adreses;
    4. Pasūtījuma numuram tiek piešķirts apakš numurs. Spiežot image-1649077043189.png var pārslēgties starp multibooking pasūtījumiem.

    image-1649077626838.png

    Katram Multibooking pasūtījumam atsevišķi jāievada:
    1. Ieņēmumi no klienta, ja Multibooking pasūtījumu izpilda vairāki pārvadātāji.
    2. Jāpievieno esošajam rēķinam vai jāveido jauns
    3. Jāievada Kravas apraksts
    4. Jāpievieno esošam vai jaunam reisam/ekspedīcijai

    1.3. Kravas statuss

    Šis ir informatīvs lauks, kurā automātiski vai manuāli tiek mainīta informācija par pasūtījuma izpildi.

    Statuss: Spiežot pogu “funkcija” iespējams mainīt kravas statusu:

    - Piedāvājums - klientu portālā klients pats ir ievadījis pasūtījumu;
    - Apstiprināts – Ir vienošanās ar klientu vai pārdevēju, ka kravu vedam; 
    - Problēmas – Kravas piegādes procesā ir kādas problēmas; 
    - Uzkrauts – Status mainās ievadot faktiskās uzkraušanas datumu; 
    - Piegādāts – Status mainās ievadot faktiskās piegādes datumu; 
    - Ir rēķins - rēķins sagatavots, bet nav nosūtīts
    - Rēķins ir nosūtīts - pa pastu vai e-pastu;
    - Nokavēta apmaksa - automātiski, ja apmaksa nav saņemta rēķinā noteiktajā laikā
    - Samaksāts – Ir izrakstīts un apmaksāts rēķins;
    - Atcelts – Pasūtījums ir atcelts.

    2. Uzkraušanas un Piegādes adreses un informācijas ievade

    Sarunāts uzkraut: Ievada datumu un laiku, kad krava jāuzkrauj:
    - Atzīmē FIX, ja ir noteikts iekraušanas laiks;
    - Ja nepieciešams norādīt no kura līdz kuram datumam kravu var uzkraut, spiež uz teksta “Sarunāts uzkraut”. Atvērsies logs, kurā var ievadīt plānoto uzkraušanas datumu no. Datumu līdz ievada laukā pa labi no teksta “Sarunāts uzkraut”.

    Kravas nosūtītājs:
    - Lai pievienotu vai atrastu spiest komandpogu image-1649079581950.png blakus laukam.
    - Tukšā laukā ar dubultklišķi atveras jauna klienta (partnera) ievades logs.
    - Svarīgi ievadīt Kravas nosūtītāja kontaktpersonu.

    Iekraušanas adrese: Ievada jaunu vai izvēlas no datu bāzē esošajām.
    image-1649079746355.png

    Lai precizētu adresi un GPS koordinātes Google maps spiež image-1649079855868.png

    Sarunāts piegādāt: Ievada datumu un laiku, kad krava jāpiegādā.

    1. Atzīmē FIX, ja ir noteikts laiks.
    2. Ja nepieciešams norādīt no kura līdz kuram datumam kravu var uzkraut, spiež uz teksta “Sarunāts piegādāt”. Atvērsies logs, kurā var ievadīt plānoto piegādes datumu no (1). Datumu līdz (2) ievada datuma laukā

    image-1649080052875.png

    Kravas saņēmējs:
    - Lai pievienotu vai atrastu spiest komandpogu image-1649079581950.png blakus laukam.
    - Tukšā laukā ar dubultklišķi atveras jauna klienta (partnera) ievades logs.
    - Svarīgi ievadīt Kravas saņēmēja kontaktpersonu.
    image-1649080396375.png

    Piegādes adrese: Ievada jaunu vai izvēlas no datu bāzē esošajām.
    Lai precizētu adresi un GPS koordinātes Google maps spiež image-1649079855868.png

    Virziens, Transporta tips, Kraušanas tips - Šī informācija būs svarīga pie Reisa / Ekspedīcijas plānošanas.

    Piezīmes pārvadātājam: Ar kravu saistīta papildus informācija:
    - Šīs piezīmes ir iespējams definēt kā sagataves un ātri pievienot pēc vajadzības.
    - Spiež image-1649079855868.png lai izveidotu definētu piezīmi

    Iekšējās piezīmes: Ar kravu saistīta papildus informācija:
    - Šīs piezīmes ir iespējams definēt kā sagataves un ātri pievienot pēc vajadzības.
    - Spiež image-1649079855868.png lai izveidotu definētu piezīmi.

    3. Rēķina informācija

    image-1649141420762.png

    3.1. Ieņēmumi no klienta:

    - Šajā laukā ir jāievada kopējā summa bez PVN un valūta, kuru jāmaksā klientam.
    - Ja gadījumā pasūtījuma izpildes laikā summa mainās, piemēram, papildus nopērk muitas deklarācijas noformēšanu, tad jāmaina ir arī lauka “Ieņēmumi no klienta” vērtība.
    - Ja klientam ir izstādīts Kredītrēķins, tad par tā summu manuāli jāsamazina “Ieņēmumi no klienta”.

    Summēšana image-1649141607526.png
    - Ja nospiež image-1649141607526.png, tad lauks “Ieņēmumi no klienta” aizpildās automātiski, summējot pakalpojumus, kas saistīti ar šo klienta pasūtījumu.
    - Ja šī funkcija ir ieslēgta, tad nav iespējams manuāli aizpildīt lauku “Ieņēmumi no klienta”.

    Apmaksa: Izejošā rēķina apmaksas termiņš.
    - Klienta noklusēto apmaksas termiņu var definēt:  Partneris/Klients > lapaspuse “Pārējie dati” > Apmaksas termiņš

    PVN likme:
    - Izvēloties PVN likmi un tad uzbraucot ar peles kursoru virs lauka redzams PVN likmes Pants.
    - PVN likmes var mainīt sarakstā: Kopējie saraksti > Nodokļu saraksts

    3.2. Rēķina izveidošana

    Kad pasūtījums ir ievadīts, spiežot image-1649143460017.png izveido Rēķinu klientam
    - Izvēlas vajadzīgo rēķina veidu vai iekļauj jau izveidotā rēķinā

    image-1649147467860.png

    Rēķina sagataves logs dod iespēju:
    - Pārliecināties par rēķinā iekļauto informāciju;
    - Rakstīt piezīmes, kuras būs iekļautas rēķina apakšējā daļā ar sarkaniem burtiem;
    - Drukāt vai Nosūtīt rēķinu e-pastā;
    -Apstiprināt vai atcelt rēķina apstiprinājumu.

    image-1649151805114.png

    • Svarīgi! Ja veiktas kādas izmaiņas, spiediet komandtaustiņu F5, lai pārrakstītu rēķina saturu.

    3.3. Rēķina labošana

    Rēķina saturs veidojas no klienta pasūtījumā ievadītās informācijas. Tāpēc, ja nepieciešams labot rēķinu, jālabo pasūtījums.

    Ja pēc rēķina izveidošanas tiek mainīti ieņēmumi no klienta vai pievienoti papildus pakalpojumi, spiežot image-1649143460017.png izvēlieties pārģenerēt rēķina saturu.

    Lai dzēstu rēķinu, atveriet rēķina sagatavi, tad
    1. Atceliet apstiprinājumu;
    2. Spiediet Dzēst rēķinu.
    image-1649151844909.png

    3.4. Rēķina nosūtīšana (kopā ar CMR)

    Noklusētais rēķina nosūtīšanas veids tiek definēts Klienta/Partnera kartiņā.

      POD jeb CMR
      - CMR pievieno Klienta pasūtījuma lapā “Pievienotie faili” pdf, png vai jpg formātā
      image-1649152402384.png

      Rēķina nosūtīšana (kopā ar CMR)
      - Pa e-pastu: spiežot image-1649156523858.png tad pasūtījuma mainās automātiski uz Rēķins nosūtīts pēc e-pasta nosūtīšanas

      Ja Rēķinu e-pastā jānosūta kopā ar CMR, tad pirms nosūtīšanas tas ir jāatzīmē pielikumā!

      - Pa pastu: tad pasūtījuma statuss – "rēķins nosūtīts" ir jāliek manuāli
      - Ja rēķins tiek nosūtīts pa e-pastu un pastu, tad šis gadījums pielīdzināms sūtījumam pa pastu

      Rēķinu izdrukā, spiežotimage-1649152583657.png  rēķins pdf formātā atveras interneta pārlūkā.

       

      4. Kravas apraksts

      Vienam klienta pasūtījumam kopējo kravas apjomu var ievadīt vairākās pozīcijās, piemēram, 1 EPL, 3 Box, utt. Tik cik kravai ir dažādas pozīcijas tik rindas ievada.

      image-1649158656042.png

      Lai pievienotu kravas aprakstu spiež Pievienot1
      Jau izveidotu kravas aprakstu atver ar peles dubultklišķi

      image-1649158768226.png

      Iepakojumu veids (EPLL, BOX u.c.) sarakstu varat mainīt atbilstoši pasūtījuma vajadzībām, spiežot image-1649079581950.png un izvēloties Pievienot jaunu definēto iepakojuma veidu un tā izmērus.

      Iepakojuma izmērs: Iepakojuma izmēri ir jānorāda metros. Definētajiem iepakojumiem, piemēram, EPLL noklusētos izmērus var ievadīt iepakojuma veidu aprakstā, tad izvēloties iepakojuma veidu iepakojuma izmēru lauki aizpildās automātiski

      Stackable: Ja paletes var novietot vienu virs otras, tad liek atzīmi un norāda cik paletes var kraut vienu virs otras. Šī informācija arī tiks atspoguļota pasūtījumā pārvadātājam. Šī informācija tiek ņemta vērā automātiski aprēķinot kravas aizņemto vietu ldm

      Kravas nosaukums: Ko saturēs iepakojumi. Šos nosaukumus iepriekš definē spiežot image-1649079855868.png

      Broto svars, kg: Ja zināms jānorāda kravas pozīcijas bruto svars kg

      Aizņemtā vieta, ldm: Standarta iepakojumiem noklusēto ldm vērtību var norādīt Iepakojumu veidu klasifikatorā, tādā gadījumā, izvēloties iepakojumu daudzumu un veidu, lauks aizpildīsies automātiski. Tāpat programma ņems vērā lauka Stackable vērtību un pēc noklusēšanas samazinās ldm vērtību

      Tilpums, m3: Ievadot iepakojuma izmērus tilpuma lauks tiek aprēķināts automātiski

      Frakta svars, kg: Frakta svaru vēl tautā sauc par “Chargeable Weight”, kas precīzāk apzīmē lauka būtību. Tas ir svars kurš ir jāņem vērā aprēķinot savus ieņēmumus un izdevumus. Frakta svaru programma aprēķina automātiski, pieņemot, ka 1ldm = 1850kg un 1m3 = 300kg rezultātā programma ņem vērā ievadīto Bruto svaru, kuru salīdzina norādītos ldm * 1850kg un m3 * 300kg, kur Frakta svars būs lielākais no visām trim vērtībām.

      nr.: "Statistical number" tiek attēlots CMR 10.ailē, ja to drukājat no programmas

      Temperatūra no … līdz:Temperatūra, kādu klients prasa nodrošināt piegādes laikā

      ADR: atzīmē ja nepieciešama bīstamo preču pārvadāšanas atļauja

      Saglabāt un Jauns:Ja Klienta pasūtījumā ir jāievada vairākas kravas datu pozīcijas, tad var ieekonomēt klikšķus un izvēlēties komandpogu “Saglabāt un Jauns”

      Ja, piemēram, vienā mašīnā/reisā būs vairākas kravas, bet uz visu reisu būs kopēji izdevumi, tad izdevumi pa klienta pasūtījumiem tiks sadalīti proporcionāli ievadītajam Frakta svaram!

       

      5. Pakalpojuma apraksts

      Šajā pasūtījuma sadaļā pamata pakalpojuma apraksts veidojas automātiski no augstāk ievadītās informācijas.

      image-1649165146760.png

      Pamata pakalpojuma numurs ir “0” un netiek atspoguļots. Visi papildus pakalpojumi ir numurēti. Piemēram:
      - Piegāde no iekraušanas adreses līdz terminālam # -1
      - Galvenais Reiss/ekspedīcija # 0
      - Piegāde no termināla līdz izkraušanas adresei # 1
      - Muitas pakalpojumi # 10

      Papildus pakalpojumus pievieno spiežot komandpogu Pievienot2

      Papildus pakalpojumi: Ja klienta pasūtījuma izpildes ietvaros tiek sniegti papildus pakalpojumi, piemēram: Piegāde caur terminālu, Kravas apdrošināšana, Pārkraušanas pakalpojumi, Eksporta deklarācija, Muitas pakalpojumi, Dīkstāve, Uzglabāšana noliktavā, u.c.

       

      Ekspedīcijas Nr: Reisa/Ekspedīcijas/Pasūtījuma numurs, vairāk par reisa ekspedīcijas numura aizpildi skatīt punktu: Reisa/ekspedīcijas numura izvēle

      Secība reisā: Ja vienā reisā/ekspedīcijā/pasūtījumā ir vairāki sniedzamie pakalpojumi, tad šis būs secības numurs.

      Pakalpojums: Jāizvēlas pakalpojums no klasifikatora, kurš parādīsies rēķinā. Papildus par vērtības izvēli skatīt punktā: Darbs ar drop-down sarakstiem. Pievienojot jaunu pakalpojumu tas ir jāiztulko tajās valodās, kurās rēķins tiek izrakstīts, par tulkošanu skatīt punktu: Ierakstu tulkošana

      Pakalpojuma piezīmes: Papildus teksts, kurš ir jāiekļauj izejošajā rēķinā

      Pakalpojuma periods no … līdz: Pakalpojuma periods tiek attēlots rēķina izdrukā

      Pakalpojumu iekļaut izejošā rēķinā: Ja sniegto pakalpojumu vēlaties lai tas tiktu iekļauts klientam rēķināt, tad jāaizpilda lauki priekš izejošā rēķina

      Pakalpojuma ieņēmumus un izdevumus attiecināt uz kravas galveno ekspedīciju: Pēc noklusēšanas pakalpojumā norādītie ieņēmumi un izdevumi tiek attiecināti uz Reisu ekspedīciju kurā pakalpojums ir ievietots. Ja ieņēmumus un izdevumus vajag attiecināt uz Klienta pasūtījuma galveno reisu/ekspedīciju (apzīmēts ar Nr. 0), tad jāieķeksē šis “ckeckbox”

      Ienākošais rēķins: Jāaizpilda plānotie izdevumu lauki.

       

      Kad pasūtījums ir ievadīts, tas ir jāpievieno Reisam / Ekspedīcijai, kas to piegādās!

       

      Uzzini vairāk par Klienta pasūtījumu:

      1. Klienta pasūtījuma lauki
      2. Uzkraušanas un piegādes adrese
      3. Kraušanas adreses meklēšana Google
      4. Vairākas kraušanas vai piegādes adreses
      5. Kā ielikt kraušanas un piegādes laiku intervālu?
      6. Kravas apjoma ievade
      7. Kā izdzēst klienta pasūtījumu?
      8. Kā atlasīt aktuālos pasūtījumus?
      9. Kā pasūtījumā samainīt uzņēmumu?

       

       

       

       

       

      Back to top